DokuSkan

Problem

Dokumenty księgowe wciąż często krążą na papierze albo w mailach: klient wydrukuje, dowiezie, wyśle zdjęcie, a ktoś w biurze musi je znaleźć, przepisać i uporządkować. Do tego dochodzi pytanie „czy wszystko już dotarło?” pod koniec miesiąca.

Jak to działa

• Klient skanuje dokument w aplikacji

  Aparatem, ze zdjęć albo jako gotowy PDF. Aplikacja od razu sprawdza jakość i prosi o poprawkę, gdy zdjęcie jest za słabe.

• System odczytuje dokument

  Rozpoznaje tekst (OCR), uzupełnia pola, takie jak wystawca, numer, daty i kwoty, i klasyfikuje typ dokumentu. Zwykle trwa to od kilkunastu sekund do kilku minut.

• Biuro weryfikuje to, co system odczytał niepewnie

  Pracownik poprawia pola, akceptuje albo odrzuca dokument z powodem. Klient widzi tylko wynik, a nie to, że dokument czekał na człowieka.

• Klient dostaje powiadomienie, a dokument trafia do archiwum

  Dokumenty są ułożone w folderach rok/miesiąc, z podglądem i możliwością udostępnienia pliku.

Dla klienta: aplikacja

• Skanowanie telefonem: aparatem, ze zdjęć z galerii albo gotowy plik PDF. Wiele stron łączy się w jeden dokument.
• Kontrola jakości na telefonie: za słabe zdjęcie nie jest wysyłane, aplikacja prosi o ponowne.
• Archiwum w kieszeni: dokumenty w folderach rok/miesiąc, ze statusem od „Nowy” do „Zaakceptowany”, i powiadomieniem push o wyniku.
• Własne faktury sprzedaży: szkic, wystawienie, faktury korygujące i „wystaw podobną”.
• KSeF: wysyłka faktur z własnego konta, pobranie UPO i automatyczne pobieranie faktur przychodzących.
• Kontrahenci i dane firmy z GUS: wystarczy NIP, reszta uzupełnia się sama.
• Czat z biurem i skrzynka powiadomień w jednym miejscu.

Dla biura: panel w przeglądarce

• Kafle klientów z licznikami: ile dokumentów czeka na weryfikację, co jest w toku w KSeF, kto czeka na odpowiedź.
• Weryfikacja odczytu: poprawianie pól, akceptacja albo odrzucenie z powodem, także zbiorczo.
• Porządek w dokumentach: historia poprawek, ostrzeżenia o możliwych duplikatach, ponowne przetworzenie utkniętych skanów.
• Archiwum, wyszukiwarka i eksport CSV z filtrami po statusie, kategorii, kwocie i dacie.
• Konta i role: administrator i pracownik biura, zaproszenia mailem, reset hasła, uzupełnianie danych z GUS.
• Powiadomienia do klientów: szkice, szablony i automatyczne przypomnienie pod koniec miesiąca.
• Wgląd: raporty (skany, zaległości, pewność odczytu), lista problemów z KSeF i odczytem oraz dziennik aktywności biura.

Dane i bezpieczeństwo

DokuSkan działa jako osobna usługa. Dokumenty i dane klientów są w niej przechowywane i przetwarzane, a nie na stronie bookbit.pl. Zasady przetwarzania opisują dokumenty udostępnione w Akademii DokuSkan: regulamin, polityka prywatności i umowa powierzenia przetwarzania danych.

• Oddzielna przestrzeń dla każdego biura. Pracownicy widzą wyłącznie klientów swojego biura, a klient tylko swoje dokumenty.
• Operator systemu nie ma wglądu w dokumenty i faktury klientów biura.
• Token KSeF zapisany zaszyfrowany i nigdy nie wyświetlany w całości.

Czego DokuSkan celowo nie robi

DokuSkan zbiera dokumenty, pozwala wystawiać faktury i wysyłać je do KSeF. Nie prowadzi księgi przychodów i rozchodów ani rejestrów VAT i nie wysyła deklaracji do urzędu skarbowego. Księgowanie i deklaracje zostają po stronie biura, w jego własnym programie. Wystawiane faktury to na razie standardowe krajowe faktury sprzedaży w złotych.

Status i dostępność

DokuSkan jest w wersji alfa. Aplikacja jest dostępna na Androida (wersja na iOS nie jest jeszcze dostępna), a biuro pracuje w panelu w przeglądarce. Cena jest indywidualna i ustalamy ją po rozmowie o potrzebach biura.

Chcesz wdrożyć DokuSkan w swoim biurze? Napisz do nas. Krok po kroku opisuje to wdrożenie nowego klienta w Akademii DokuSkan.

FAQ

Instrukcje w Akademii DokuSkan

Pełne instrukcje obsługi (osobno dla klientów i dla biur) są w Akademii DokuSkan. Dobre miejsca na start: skanowanie dokumentów, KSeF, klienci w panelu biura i weryfikacja dokumentów.